SharePoint lyhyesti
SharePoint on Microsoft-teknologioita hyödyntävä tiedonhallintaratkaisu, joka tehostaa yrityksen tai organisaation sisäistä ja ulkoista yhteistyötä. Ilmainen Windows SharePoint Services (WSS) on tarjoaa perusominaisuudet ryhmätyöhön, tiedostojen jakamiseen ja projektin hallintaan. Enterprise-tason Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) on puolestaan palvelintoiminnot sisältävä integroitu ohjelmistopaketti. SharePoint 2010 on tuoteperheen uusin versio joka sisältää entistä enemmän mahdollisuuksia integraatioon ja sisällönhallintaan. SharePoint voidaan integroida helposti olemassa oleviin järjestelmiin kuten toiminnanohjausjärjestelmään (ERP) ja asiakkuudenhallintajärjestelmään (CRM).
SharePoint-kokonaisuutta on helppo kasvattaa yrityksen tarpeiden mukaiseksi. Tällöin SharePointista muodostuu alusta, jonka osina ovat erimerkiksi yhteistyötoiminnot, portaalit, www-sisällönhallinta, dokumentinhallinta, lomakepalvelut, hakupalvelut ja personoidut näkymät. Yrityksen tai organisaation ei tarvitse hankkia näille jokaiselle toiminnolle eri ohjelmistoratkaisua. SharePoint on selkeä pakettiratkaisu, joka tuo näiden toiminnallisuuksien lisäksi käyttöön työnkulut, käyttöoikeuksien hallinnan ja personoidut näkymät tai työtilat.
Tiedon jakaminen
Yrityksissä ja organisaatioissa on tarkkaan järjestäytynyttä tietoa useassa eri järjestelmässä ja tietokannassa. Toisaalta valtavasti tietoa kulkee myös järjestäytymättömänä esimerkiksi Word-, Excel tai PowerPoint-tiedostoina. Myös prosessit ja päätökset ovat usein sekä suunnitelmallisia (esimerkiksi johtoryhmässä päätettyjä asioita) että nopeasti tehtyjä päätöksiä ja prosesseja (esimerkiksi päätös tarjota asiakkaalle hyvitystä).
SharePointin tehtävä on kutistaa näiden kahden hyvin erilaisten maailmojen välit mahdollisimman pieneksi. Sekä suurten järjestelmien että lennossa tehtyjen päätösten tiedot jaetaan tehokkaasti kaikille tarvitseville.
SharePointin tarjoamia kollaboraatio-ominaisuuksia ovat muun muassa tiimityötilat, tiedostojen jako, tehtävät (taskit), kalenterit, RSS-syötteet, blogit, wikit, outlook-integraatio, projektinhallintatyökalu, offline-tiedostot ja offline-listat.
Dokumentinhallinta
SharePoint mahdollistaa tehokkaan dokumenttien hallinnan, jolloin organisaatio voi hyödyntää mahdollisimman paljon olemassa olevia ja ajantasaisia dokumentteja. Esimerkiksi myyntiesitystä rakentava työntekijä voi etsiä organisaatiosta samankaltaiset myyntiesitykset, ja hyödyntää niitä oman esityksensä pohjana. SharePointin hyödyntämiä toiminnallisuuksia ovat esimerkiksi metatiedot, saumaton Office-integraatio, tiedostojen tehokas indeksointi, versionhallinta ja työnkulkutoiminnot.
Hakutoiminnot
SharePoint tarjoaa organisaation sisäisen hakukoneen; yhden paikan, josta voidaan lähteä etsimään tietoa yrityksen omista järjestelmistä, tietokannoista, levyjaoista, ulkoisista www-sivustoista ja asiakirjoista. Hakukeskus antaa myös yrityksen tai organisaation käyttöön tietoa esimerkiksi käytetyimmistä hakusanoista ja auttaa tarjoamaan haluttuja tuloksia hakujen yhteyteen.
Julkaisujärjestelmä
SharePointissa ulkoasu ei ole rajoittava tekijä ja hallintatyökalut ovat käyttäjäystävällisiä. Sivusto on helposti laajennettavissa esimerkiksi SharePointin perusominaisuuksiin kuuluvilla blogeilla, wikeillä ja RSS-syötteillä. SharePoint on myös helposti laajennettavissa.
Webpartit
SharePointin toiminnallisuutta räätälöidään webpart-pienoissovelluksilla. Webpart voi esimerkiksi hakea intranet/extranet/internet-sivulle tietoja taustajärjestelmästä tai antaa kävijälle mahdollisuuden lähettää sivustolla sisältöä eteenpäin.
Visualwebin kehittämien webpart-komponenttien avulla yrityksen SharePoint-ympäristö voidaan säätää tehokkaammaksi, helppokäyttöisemmäksi ja yrityksen todellisia tarpeita täydellisesti vastaavaksi.
Webparteja räätälöimällä ja yhdistämällä voidaan luoda laajoja sisällönhallinnan ja tiedon jakamisen kokonaisuuksia, jotka poistavat päällekkäistä sisällön ylläpitotyötä ja säästävät kustannuksia. Webparteja voidaan käyttää yhdessä toisten webpartien kanssa.